Fravær

Skjema for Fravær brukes til å registrere egenmelding, sykt barn, og ulike permisjoner med lønn. Du vil få en fullstendig oversikt over hvilke typer fravær du kan registrere/søke om når du åpner skjema for Fravær. Dersom du ikke finner en dekkende fraværskode for å søke om permisjon med full lønn i skjema for fravær, skal du søke om dette på skjema for Permisjon og tidsbegrenset redusert stillling. NB! Det er da viktig at du i feltet for Merknader skriver at dette gjelder permisjon med full lønn!

Skjema som vedrører fravær kan behandles av ledere med personalansvar.

Sykefravær med legemelding registreres ikke i PagaWeb av den ansatte. Sykefravær med legemelding leveres/sendes til leder slik som tidligere, og leder/stedfortreder for leder sørger for at dette blir registrert i PagaWeb. Sykemelding sendes fra leder til lønnskontoret.
____________________________________________________________________________________________________________________

I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk på arkfane ”Nytt skjema”. Du åpner skjema for Fravær ved å klikke på skjemaet.
For å legge til et nytt fravær klikker du på den grønne krysset. Du får da frem en dialogboks hvor du registrerer fraværet.
Når skjema er ferdig utfylt, trykker du på send-knappen nederst i skjemaet, velg Til godkjenning og send skjemaet til leder for avdelingen

Vedlegg: Dersom det er krav om dokumentasjon i forbindelse med fraværet sendes dokumentasjonen til leder/stedfortreder for leder som sørger for at dette blir lagt inn i Ephorte med referanse til Skjema ID i PagaWeb. Saksnummer på den opprettede saken  i Ephorte registreres i merknadsfeltet på skjemaet i PagaWeb.

Overlappende fravær: dersom du forsøker å registrere et fravær for en periode hvor det allerede er registrert fravær tidligere, vil du få melding om dette. I noen tilfeller vil du få lov til å registrere overlappende fravær. Klikk da på OK for å angi at du har lest meldingen, og send fraværet på vanlig måte. Gjør imidlertid oppmerksom på at du ikke kan bruke egenmelding dersom du samtidig er delvis sykemeldt, da må du sende inn sykemelding.

____________________________________________________________________________________________________________________

Årsak: Når du klikker i feltet for årsak får du frem en liste med ulike fraværstyper. Her er de viktigste reglene for bruk av disse kodene:

 

Syk ved egenmelding (120)

Med egenmelding menes at du som arbeidstaker melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade uten å legge frem legeerklæring. For å få rett til å bruke egenmelding må du ha arbeidet hos arbeidsgiveren i minst to måneder.
UiB er en IA-virksomhet, ansatte kan bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode (fra dato til dato). Det innebærer at egenmelding for eksempel kan benyttes for 24 enkeltdager.

Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn 8 dager per fraværstilfelle, altså innen for en 16 dagers periode. Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager som det ikke foreligger sykmeldingsattest for. Når du har brukt opp de åtte egenmeldingsdagene i løpet av en 16 dagers periode, må du arbeide sammenhengende i 16 kalenderdager før egenmelding kan brukes på nytt.

Gjør oppmerksom på at egenmelding heller ikke kan benyttes dersom du er delvis sykemeldt.
Er du syk utover egenmeldingsdagene, må du kontakte legen. Egenmeldte fraværsdager forutfor sykmelding fra lege, regnes som brukte egenmeldingsdager, og skal også alltid registreres.

Ansatte med kronisk sykdom:
I tilfeller hvor ansatt har en kronisk sykdom som fører til stort sykefravær, bør det søkes til NAV om fritak i arbeidsgiverperioden. Dette kan den ansatte selv gjøre, eller arbeidsgiver (UiB) kan søke på deres vegne. Ansatte vil da få et vedtak fra NAV vedrørende kronisk sykdom. Dette vedtaket må leveres leder som videresender dette til lønnskontoret slik at vedtaket kan registreres i Lønn og Personalsystemet.

 

Svangerskapsrelatert egenmelding (125)

Når fraværet skyldes svangerskap kan UiB få refusjon fra første fraværsdag dersom du oppgir at fraværet skyldes svangerskapsrelatert sykdom. UiB kan ikke kreve at ansatte gir slike opplysninger, men det er ønskelig. UiB vil da søke om fritak fra arbeidsgiverperiode fra første sykedag. Du vil få melding om dette fra NAV.

 

Avviklet/registrert ferie (210)

Arbeidstakere med full ferieopptjening vil ha opptjent 25 feriedager med lønn. Arbeidstakere over 60 år får i tillegg en ekstra ferieuke slik at de med full opptjening har 30 feriedager med lønn.

Du registrerer ferie på fraværskode 210 uavhengig av om du tar ut ferie med lønn, eller ferie uten lønn.
Det er mulig å endre dato for ferie etter at ferie er godkjent av leder. Du henter da frem et nytt fraværskjema, klikker på det grønne krysset og skriver inn nye endrede feriedatoer før du sletter det historiske feriefraværet som du har registrert tidligere. Deretter sendes skjema for fravær til leder for ny godkjenning.

Deltidsansatte som avvikler ferie:  I Paga blir ferie for deltidsansatte beregnet ut fra at en arbeider i den samme stillingsprosenten hver dag i en fem-dagers uke. Dersom du for eksempel har en 50% stilling og arbeider  hver dag registrerer du ferie på samme måte som for fulltidsansatte. Hvis du har en 50% stilling og for eksempel arbeider to dagen den ene uken og tre dager uken etter må du selv holde oversikt over hvor mye ferie du har rett til å avvikle. Vi har gitt noen eksempler på hvordan du registerer dette her: Registrering av ferie for deltidstilsatte i PagaWeb.

Negativt ferielønnstillegg: Hvis du er ansatt i en høyere stillingsprosent i juni måned (måned for ferieberegning) enn det feriepengegrunnlaget ditt er opptjent i, vil lønnslippen din for juni måned vise negativ ferielønn. Du vil da få tilsendt et skjema fra lønnskontoret med opplysninger om hvor mange feriedager du da må redusere ferien med for å unngå å bli trukket for negativ ferielønn. Dette skjemaet må sendes i retur til lønnkontoret senest 31.08. d.å. for unngå trekk i lønn. I skjema for fravær skal du registrere det antall feriedager du har/skal avvikle dette året.

 

Tjenestefri m/lønn m/seniortiltak (270) – dvs. «seniordager»

Fra det kalenderåret du fyller 62 år får du i tillegg til ferien også avtalebestemt tilleggsfritid (seniordager). Når du avvikler seniordager registrerer du dette på fraværskode 270. Uavviklede seniordager kan ikke overføres til neste år.

Deltidsansatte som avvikler seniordager:  Seniordager for deltidsansatte beregnet ut fra at en arbeider i den samme stillingsprosenten hver dag i en fem-dagers uke. Dersom du er deltidsansatt og ikke arbeider i samme stillingsprosent hver dag må du selv holde oversikt over hvor mye seniordager du har rett til å avvikle. Dette registrerer du på samme måte som ved registrering av ferie:  Registrering av ferie for deltidstilsatte i PagaWeb.

 

Omsorgspermisjon fødsel m/lønn (430)

Arbeidstaker har rett til 2 ukers omsorgspermisjon i forbindelse med fødselen etter reglene i arbeidsmiljølovens § 12-3. Adoptivforeldre har rett til 2 ukers permisjon i forbindelse med at omsorgen for barnet overtas, etter reglene i arbeidsmiljølovens § 12-3. Det utbetales full eller forholdsmessig lønn etter fellesbestemmelsenes § 11 i permisjonstiden.
Dokumentasjon: Det kreves terminbekreftelse. Denne leveres/sendes leder/stedfortreder for leder som sørger for at dokumentasjonen blir lagt inn i Ephorte med referanse til Skjema ID i PagaWeb. Journal nummeret på den opprettede saken  i Ephorte registreres i merknadsfeltet på skjemaet i PagaWeb.

 

Sykt barn/barnepasser (470)

Dersom ansatte har barn under 12 år, har de rett til å bruke egenmelding ved omsorg for barn ved sykdom eller barnepassers sykdom.  Retten til fri med lønn for syke barn under 12 år gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 12 år.  Dersom du bruker egenmelding ved omsorg for sykt barn må du registrere barnets navn og fødselsdato i PagaWeb dersom du ikke allerede har gjort dette. Du bruker skjema for Person og Familieinformasjon for å registrere opplysninger om barn i PagaWeb. Dersom du kun har vært borte en halv dag med sykt barn kan du registrere 50% i feltet for Fraværs% når du registrerer fraværet i skjema for Fravær.

  • Ansatte med 1-2 barn under 12 år har rett til inntil 10 dager fravær ved barn/barnepassers sykdom.
    Ansatte som er alene med omsorg for barnet har rett til 20 dager fravær. Det skal da foreligge vedtak fra NAV.
  • Ansatte med 3 eller flere under 12 år har rett til inntil 15 dager fravær ved barn/barnepassers sykdom.
    Ansatte som er alene med omsorg for barnet har rett til 30 dager fravær. Det skal da foreligge vedtak fra NAV.

Dersom arbeidstaker har kronisk syke eller funksjonshemmede barn under 18 år utvides retten til permisjon med lønn som nevnt ovenfor med 10 dager med lønn for hvert kronisk syke eller funksjonshemmede barn.  Det skal foreligge vedtak fra NAV.

 

Ammepermisjon med lønn (490)

En kvinne som ammer barnet sitt har rett til permisjon etter Hovedtariffavtalen § 19 punkt 4, og arbeidsmiljøloven § 12-8.
En arbeidstaker som arbeider hel arbeidsdag har rett til inntil 2 timer ammepermisjon m/lønn pr dag, arbeider man 2/3 opp til hel arbeidsdag, har man rett til 1 time ammepermisjon m/lønn pr.dag.

Arbeidstaker som benytter retten til permisjon på grunn av amming skal varsle arbeidsgiver snarest mulig. Retten til lønn ved amming gjelder til barnet fyller 2 år.

Viktig: Når ammepermisjon registreres i PagaWeb skal fraværs% fylles ut. (default fravær% vil være 100% dersom dette feltet ikke blir fylt ut, og dette er ikke riktig i forhold til ammepermisjon). Dersom du for eksempel har 2 timer ammepermisjon per dag, vil dette utgjøre 26% fravær i 100 % stilling (10/37,5 t/u),og tar man 1 time ammepermisjon per dag, vil dette utgjøre 13% fravær i 100% stilling.

 

Velferdspermisjon med lønn.(510)

Når viktige velferds- og omsorgsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager.  Dersom arbeidstakeren selv ønsker det og tjenesten tillater det, kan arbeidsgiver samtykke i fleksibelt uttak av permisjonsdagene.

 

Permisjon ved eksamen/lesedager til eksamen (780)

Arbeidstakere har i forbindelse med eksamen rett til 1 eksamens-/lesedag pr. 2 studiepoeng. Eksamens-/lesedagene skal benyttes i umiddelbar tilknytning til eksamen. Arbeidstaker og arbeidsgiver må på forhånd avtale når dagene skal benyttes.

 

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no