Skjemaet Ferie brukes til å registrere Ferie, seniordager,  eller søke om overført ferie eller forskuddsferie.

Når det nærmer seg avslutning av ferieåret, må alle ansatte gå inn og kontrollere Ferieregnskapet sitt for å kontroller at dette er korrekt. Informasjon om Ferieregnskap finnes under arkfane Ansatte, Ferieregnskap

Ferie: Dere skal nå bruke skjema for Ferie til å registrere ferien deres. Når ferie blir registrert vil dette gå til fratrekk i ferieregnskapet for dette året. Før du registrerer ferien din bør du sjekke ferieregnskapet som vises øverst i skjemaet. Dersom du har opptjent 25 feriedager (full ferieopptjening med lønn)  + eventuelle feriedager som er overført fra i fjor, og har har tatt ut alle disse dagene, har du ikke krav på mer ferie. I så fall må du søke om å få ta ut forskuddsferie, eventuelt søke om permisjon uten lønn. Ansatte som ikke har opptjent full ferie med lønn, kan likevel ta ut inntil 25 feriedager, men antall feriedager som overskrider det som er opptjent med lønn, vil da medføre trekk i lønn.

Ansatte som har flere arbeidsforhold (for eksempel arbeider 70% ved ett institutt/avdeling og 30 prosent ved et annet institutt/avdeling finner mer informasjon om hvordan dette registreres her

Under det grønne krysset i skjema for ferie ser du overskriften «Tidligere registrert i år«. Hvis du klikker på haken i høyre kant vil du få en oversikt over ferien som allerede er registrert på deg i år. Dersom du ser at ferien allerede er registrert  her, skal du ikke registrere denne ferien en gang til.

For å registrere ferien klikker du på det grønne krysset. Dere bruker kode 210 Avviklet/registrert ferie for å registrere både ferie med lønn og ferie uten lønn. Ansatte som fyller 62 år i kalenderåret får i tillegg avtalebestemt tilleggsfritid (seniordager). Du registrerer seniordager på kode 270. Registrert ferie vil først vises i ferieregnskapet dagen etter at leder har godkjent ferien, og overført ferieskjemaet til Paga.
Dersom du ikke registrerer ferien med fraværskode 210, men bare skriver en kommentar i feltene nedenfor, vil dette bare være en melding til leder. Dette får ingen innvirkning på ferieregnskapet.

Endre tidligere godkjent ferie: Dersom du har behov for endre dato for ferie etter at det er godkjent av leder må du først slette den ferien du tidligere har søkt om og deretter søke om ny ferie. Dette gjør du på følgende måte. Åpne et nytt Skjema for Ferie, klikk på trekanten til høyre for teksten «Tidligere registrert i år». Du vil da få frem ferie som er godkjent av leder. Du sletter ferie som du ikke lenger skal avvikle ved å hake for slett helt til venstre på linjen. Deretter klikker du på det grønne krysset og registrerer den nye ferien. Når du endrer tidligere godkjent ferie, må du alltid skrive en merknad om hvorfor i merknadsfeltet. Deretter sendes skjema for Ferie til leder for ny godkjenning.

Overføring av ferie til neste ferieår
Dersom ansatt søker om overføring av ferie til neste kalenderår, må dette godkjennes av leder i god tid før ferieårets utløp, men senest 31. desember.

Ferieregnskap blir generert 1. januar hvert år. Dersom søknad om overføring av ferie blir overført i PagaWeb etter denne dato vil dette føre til at disse dagene blir overført til neste ferieår, og antall feriedager for inneværende år blir redusert tilsvarende. Dersom søknad om overføring av ferie kommer inn etter 31. desember, må avtale om overført ferie sendes på papir til lønnkontoret. Det er derfor viktig at fristen 31. desember overholdes.

Dersom du for eksempel har har ferie til gode i 2012 som du ønsker å overføre til 2013, skal du søke om dette via Skjema for Ferie i god tid før ferieårets utløp, slik at du har mulighet til å avvikle ferie dersom søknaden blir avslått. UiB har avtale om at det er mulig å overføre inntil 14 feriedager til neste år. Dersom du skal søke om å få overført forskuddsferie fra 2013 til 2012 må du også gjøre dette i god tid før forskuddsferie tas ut.
_______________________________________________________________________________________________________________________________________

I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk på arkfane ”Nytt skjema”. Du åpner skjema for Ferie ved å klikke på skjemaet.

Til venstre i skjemaet ser du en oversikt over ferieregnskapet. Dersom dette ikke vises, kan du klikke på haken i denne boksen  for å vise ferieregnskapet. Balansen i ferieregnskapet vil vise hvor mange feriedager du har til gode dette året.

Ferie:

Klikk på det grønne krysset får å registrere ferie. Dere bruker kode 210 Avviklet/registrert ferie for å registrere både ferie med lønn og ferie uten lønn. Ansatte som fyller 62 år i kalenderåret får i tillegg avtalebestemt tilleggsfritid (seniordager). Du registrerer seniordager på kode 270.

Avviklet/registrert ferie (210)

Arbeidstakere med full ferieopptjening vil ha opptjent 25 feriedager med lønn. Arbeidstakere over 60 år får i tillegg en ekstra ferieuke slik at de med full opptjening har 30 feriedager med lønn.

Du registrerer ferie på fraværskode 210 uavhengig av om du tar ut ferie med lønn, eller ferie uten lønn.
Det er mulig å endre dato for ferie etter at ferie er godkjent av leder. Du henter da frem et nytt fraværskjema, klikker på det grønne krysset og skriver inn nye endrede feriedatoer før du sletter det historiske feriefraværet som du har registrert tidligere. Deretter sendes skjema for fravær til leder for ny godkjenning.

Deltidsansatte som avvikler ferie:  I Paga blir ferie for deltidsansatte beregnet ut fra at en arbeider i den samme stillingsprosenten hver dag i en fem-dagers uke. Dersom du for eksempel har en 50% stilling og arbeider  hver dag registrerer du ferie på samme måte som for fulltidsansatte. Hvis du har en 50% stilling og for eksempel arbeider to dagen den ene uken og tre dager uken etter må du selv holde oversikt over hvor mye ferie du har rett til å avvikle. Vi har gitt noen eksempler på hvordan du registerer dette her: Registrering av ferie for deltidstilsatte i PagaWeb.

Negativt ferielønnstillegg: Hvis du er ansatt i en høyere stillingsprosent i juni måned (måned for ferieberegning) enn det feriepengegrunnlaget ditt er opptjent i, vil lønnslippen din for juni måned vise negativ ferielønn. Du vil da få tilsendt et skjema fra lønnskontoret med opplysninger om hvor mange feriedager du da må redusere ferien med for å unngå å bli trukket for negativ ferielønn. Dette skjemaet må sendes i retur til lønnkontoret senest 31.08. d.å. for unngå trekk i lønn. I skjema for fravær skal du registrere det antall feriedager du har/skal avvikle dette året.

Tjenestefri m/lønn m/seniortiltak (270) – dvs. «seniordager»

Fra det kalenderåret du fyller 62 år får du i tillegg til ferien også avtalebestemt tilleggsfritid (seniordager). Når du avvikler seniordager registrerer du dette på fraværskode 270. Uavviklede seniordager kan ikke overføres til neste år.

Deltidsansatte som avvikler seniordager:  Seniordager for deltidsansatte beregnet ut fra at en arbeider i den samme stillingsprosenten hver dag i en fem-dagers uke. Dersom du er deltidsansatt og ikke arbeider i samme stillingsprosent hver dag må du selv holde oversikt over hvor mye seniordager du har rett til å avvikle. Dette registrerer du på samme måte som ved registrering av ferie:  Registrering av ferie for deltidstilsatte i PagaWeb.

Når du skal søke om å få overføre ferie til neste år klikker du på  slik at meny for overføring av ferie eller forskuddsferie vises.
Registrer antall feriedager som ønskes overført til neste år eller antall dager forskuddsferie som ønskes overført til dette ferieåret.

Når det gjelder søknad om utbetaling av uavviklet ferie gjør vi oppmerksom på at UiB normalt ikke utbetaler uaviklet ferie bortsett fra i helt spesielle tilfeller. Søknad om utbetaling av uavviklet ferie behandles av Personal og organisasjonavdelingen slik som tidligere. Du søker ikke om dette via PagaWeb.