Reiseregning

Det f√łlgende gjelder for de som har tilgang til Personalportalen. For eksterne ber vi dere benytte reiseregning p√• papir:

Norsk: kopi Reiseregningsblankett-for-eksterne-norsk ny fom 01.01.2019

English: kopiTravel_expenses_from 01.01.2019

 

Skjema Reiseregning brukes til å registrere reiser som skal refunderes etter statens reiseregulativ.

Alle reiser som faller inn under statens reiseregulativ betegnes som tjenestereiser i Personalportalen. I feltet Form√•l/Arrangement skal form√•let med reisen angis. Her skal det ogs√• spesifiseres om reisen gjelder kurs, konferanse med mer og om dette skjer etter egen s√łknad. (jf. Orientering om kompensasjon p√• reiser)

Reiser som ikke refunderes etter statens reiseregulativ må behandles manuelt som tidligere. Dette gjelder blandt annet reiser i forbindelse med feltarbeid hvor det benyttes egne satser.

Bruk reiseregningsskjema i de tilfellene flybillett skal refunderes, ikke skjema refusjon av utlegg.

Underbilag: all dokumentasjon i forbindelse med utlegg som skal refunderes, må leveres til attestant på avdelingen.
Legg til vedlegg elektronisk: Nå kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for å levere underbilagene på papir. Når du står på siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst på oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg

Alle tjenestereiser skal godkjennes av leder f√łr reisen foretas. Leder som har godkjent reisen m√• bekrefte dette ved √• skrive under p√• papirversjonen av reiseregningen f√łr denne sendes til variabell√łnnsattestant. Dersom du ikke har lastet opp dokumentasjon p√• utlegg elektronisk i reiseregningen m√• du¬†stift forsiden sammen med papirbaserte underbilag p√• utleggene.

___________________________________________________________________________________________________________________
I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk p√• arkfane ‚ÄĚNytt skjema‚ÄĚ. Du √•pner skjemaet ved √• klikke p√• det.
Alle felt som er merket med * m√• fylles ut. N√•r skjema er ferdig utfylt, trykker du p√• Send-knappen nederst i skjemaet, velg Til kontroll og send skjemaet til variabell√łnnsattestant (variabel) for avdelingen.
____________________________________________________________________________________________________________________

Organisasjon: Ansatte vil automatisk v√¶re tilknyttet den organisasjonsenheten du tilh√łrer. Normalt skal du ikke endre organisasjonstilh√łrigheten din. Dette skal du kun gj√łre dersom det er en annen enhet enn din egen som skal betale for denne¬†reisen. Dersom du endrer organisasjonsenheten vil reiseregningen bli sendt til variabell√łnnsattestant til den avdelingen du har endret til, slik at variabell√łnnsattestant ved den avdelingen som skal betale for reisen ogs√• kontrollerer at reiseregningen er korrekt utfylt. Dersom du har endret organisasjonsnummeret m√• du sende original bilagene til variabell√łnnsattestant ved denne avdelingen.
Reiseregning_endre_org-3

Arbeidsforhold: Ansatte som har flere arbeidsforhold, m√• kontrollere at reiseregningen blir sendt til riktig arbeidsforhold. Du kan velge arbeidsforhold ved √• klikke p√• plukklisten for arbeidsforhold (se bilde). N√•r du endrer arbeidsforhold, vil¬†organisasjon og organisasjonsnavn tilh√łrende det valgte arbeidsforholdet¬†ogs√• vises under organisasjon √łverst i reiseregningen. Merk at dersom det ene arbeidsforholdet ditt er Timel√łnnet/honorar p√• organisasjon 217099, m√• du alltid endre organisasjon etterp√• til den avdelingen som skal betale for reisen.

Overstyr kontering:¬†Arbeidstaker kan¬†fylle ut kontering for reisen dersom de vet hvor reisen skal konteres. Dersom kontering ikke er fylt ut av arbeidstaker, vil variablel√łnnsattestant p√• avdelingen legge inn korrekt kontering. Det m√• alltid legges inn en hovedkontering p√• f√łrste side. Dersom kontering ikke blir overstyrt senere vil alle kostnadene bli belastet denne konteringen. Kostgodtgj√łrelse, natt tillegg og ev. kompensasjonstillegg vil alltid bli belastet p√• denne «hovedkonteringen».

Dersom du for eksempel √łnsker √• fordele kostnadene¬†for reisen p√• to ulike prosjekter,¬†kan du gj√łre det ved √• overstyre kontering¬†n√•r¬†du registrerer¬†utgiftene p√• de ulike¬†postene senere i reiseregningen. Hver gang du klikker p√• gr√łnt kryss for √• legge til en kostnad f√•r du¬†frem en dialogboks.¬†Nederst i dialogboksen¬†kan du legge inn en annen kontering dersom du √łnsker¬†at disse kostnadene skal¬†belastes det andre prosjektet. Dersom du ikke skriver inn en annen kontering vil kostnaden for¬†bli belastet «hovedkonteringen» som st√•r p√• f√łrste side.

Reisested: Her velger du om du skal registrere en innenlands eller utenlands¬†reise. For at du skal f√• korrekt kostgodtgj√łrelse p√• utenlandsreise, m√• du velge Utenlands (kombinasjon innland/utland) p√• f√łrste side i reiseregningen (se bilde). Dersom du glemmer √• velge utenlandsreise¬†f√•r du ikke frem plukkliste for Land n√•r du registrerer reisem√•l/overnatting p√• side 2. Kostgodtgj√łrelsen blir da automatisk beregnet etter norske satser.

Dersom du har f√•tt feil kostgodtgj√łrelse fordi du ikke har valgt utenlandsreise og korrekt land, korrigerer du dette ved √• g√• tilbake til f√łrste side. Her m√• du velge Utenlands under reisested dersom dette ikke er valgt. Klikk p√• Lagre-symbolet √łverst p√• siden for √• oppdatere endringen. Deretter g√•r du til side 2 i skjemaet. N√• kan du korrigere land ved √• klikke p√• linjen for Reisem√•l / Overnatting. Du f√•r da frem en dialogboks slik at du kan korrigere tidligere registrerte opplysninger. Velg korrekt Land i plukklisten. N√•r du har lagret og lukket dialogboksen klikker du nok en gang p√• Lagre-symbolet √łverst p√• siden, slik at du er sikker p√• at alle opplysninger blir oppdatert. N√•r du g√•r til siste side i reiseregningen skal systemet da ha oppdatert kostsatsene etter det landet som er valgt.

Kompensasjonstillegg vil bare fremkomme n√•r du velger utenlandsreiser. Merk at kompensasjonstillegg bare bli utbetalt for tjenestereiser og ikke for kurs/seminarer (jf. retningslinjer i Ephorte sak 11/9914). Dersom du krever kompensasjonstillegg m√• du hake av for at tillegget skal bli beregnet.¬† Det er kun ved utenlandsreiser at en har krav p√• kompensasjonstillegg. For at du skal f√• kompensasjonstillegg er det derfor viktig at du registrerer korrekt land, ev. ogs√• sted, n√•r du legger inn hotell og diett for utland. Viktig: Dersom du har glemt √• hake av for kompensasjonstillegg, og vil korrigere dette etterp√•, m√• du lagre skjemaet p√• nytt etter at du har g√•tt tilbake og haket av kompensasjonstillegg. Dette er n√łdvendig for at skjemaet skal rekalkulere kompensasjonstillegg korrekt.

Diett: Dersom du krever diett,¬†kan du¬†hake av for diett p√•¬†f√łrste side i reiseregningsskjemaet, eller du kan velge diett n√•r du registrerer «Reisem√•l/overnatting».¬†For √• f√• korrekt diett¬†i utlandet m√• du velge utenlands reise p√• side¬†1 i reiseregningen. Da vil du f√• mulighet til √• velge Land n√•r du registrerer Reisem√•l/overnatting p√• side 2. Ved reiser som g√•r over √•ret, for eksempel fra 2011 og inn i 2012, m√• reisem√•l deles opp p√• 2011 og 2012 for at det skal beregnes korrekt kostgodtgj√łrelse.¬† Under hotell/reisem√•l m√• du i slike tilfeller legge inn to rader, en fra avreisedag tom 31.12. og en ny rad fom 01.01. og frem til siste dag.

Fyll ut¬†feltene p√• f√łrste side, og klikke deretter¬†«Neste» for √• legge inn reiseutleggene. Klikk p√• Lagre symbolen med jevne mellomrom for √• v√¶re sikker p√• at du lagrer alle opplysningene du har registrert.

P√• side 2 klikker du p√•¬†gr√łnt kryss for √• legge inn data for de utleggene som skal refunderes. Du f√•r da frem en dialogboks hvor du m√• fylle inn n√łdvendige opplysninger.

Reisemål/overnatting
Dersom du overnatter p√• hotell eller pensjonat¬†m√• du legge inn kostnaden for overnattingen i feltet «Bel√łp i NOK». I feltet «Hvorav f

Valuta: Feltet valuta fremkommer kun dersom utenlands reise er valgt p√• side 1. Dersom du skal registrere en utenlandsk reiseregning kan du velge valutaen som for eksempel fakturaen er utstedt i. N√•r du fyller ut feltet «Bel√łp i utenlandsk valuta» m√• du fylle ut kurs for at bel√łp i NOK skal beregnes automatisk. Kurs i forhold til norske kroner er 1:1. (Eksempel: kurs pr. 31/10-11: SEK ca. 0,85, mens kurs for EUR for eksempel oppgis som 7,9.)

u¬†vil da f√• frem rad(er) hvor du skal hake av for frokost/lunsj/middag som allerede er dekket og som skal g√• til fratrekk p√• diettgodtgj√łrelsen. Dersom overnatting g√•r¬†over flere dager vil du f√• en rad for hver overnatting. Administrativ forpl. vil kun v√¶re mulig √• hake av dersom du har krav p√• dette. Dette kommer da i tillegg til kostgodtgj√łrelsen (ikke fratrekk).

Legg til vedlegg elektronisk: N√• kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for √• levere underbilagene p√• papir. N√•r du st√•r p√• siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst p√• oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg. Her kan du klikke p√• det gr√łnne krysset for √• laste opp skannede underbilag til reiseregningen.

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no