Reiseregning

Det fÞlgende gjelder for de som har tilgang til Personalportalen. For eksterne ber vi dere benytte reiseregning pÄ papir:

Norsk: Reiseregningsblankett – nytt regelverk fom 22.06.2018

Norsk: Reiseregningsblankett fom 01.01.2018 – tom 21.06.2018

Norsk: Reiseregningsblankett 2017

English: Travel expenses from 01.01.-21.06.2018

English: Travel expenses from 22.06.2018

English: Travel 2017

Skjema Reiseregning brukes til Ä registrere reiser som skal refunderes etter statens reiseregulativ.

Alle reiser som faller inn under statens reiseregulativ betegnes som tjenestereiser i Personalportalen. I feltet FormÄl/Arrangement skal formÄlet med reisen angis. Her skal det ogsÄ spesifiseres om reisen gjelder kurs, konferanse med mer og om dette skjer etter egen sÞknad. (jf. Orientering om kompensasjon pÄ reiser)

Reiser som ikke refunderes etter statens reiseregulativ mÄ behandles manuelt som tidligere. Dette gjelder blandt annet reiser i forbindelse med feltarbeid hvor det benyttes egne satser.

Bruk reiseregningsskjema i de tilfellene flybillett skal refunderes, ikke skjema refusjon av utlegg.

Underbilag: all dokumentasjon i forbindelse med utlegg som skal refunderes, mÄ leveres til attestant pÄ avdelingen.
Legg til vedlegg elektronisk: NÄ kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for Ä levere underbilagene pÄ papir. NÄr du stÄr pÄ siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst pÄ oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg

Alle tjenestereiser skal godkjennes av leder fÞr reisen foretas. Leder som har godkjent reisen mÄ bekrefte dette ved Ä skrive under pÄ papirversjonen av reiseregningen fÞr denne sendes til variabellÞnnsattestant. Dersom du ikke har lastet opp dokumentasjon pÄ utlegg elektronisk i reiseregningen mÄ du stift forsiden sammen med papirbaserte underbilag pÄ utleggene.

___________________________________________________________________________________________________________________
I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk pĂ„ arkfane ”Nytt skjema”. Du Ă„pner skjemaet ved Ă„ klikke pĂ„ det.
Alle felt som er merket med * mÄ fylles ut. NÄr skjema er ferdig utfylt, trykker du pÄ Send-knappen nederst i skjemaet, velg Til kontroll og send skjemaet til variabellÞnnsattestant (variabel) for avdelingen.
____________________________________________________________________________________________________________________

Organisasjon: Ansatte vil automatisk vÊre tilknyttet den organisasjonsenheten du tilhÞrer. Normalt skal du ikke endre organisasjonstilhÞrigheten din. Dette skal du kun gjÞre dersom det er en annen enhet enn din egen som skal betale for denne reisen. Dersom du endrer organisasjonsenheten vil reiseregningen bli sendt til variabellÞnnsattestant til den avdelingen du har endret til, slik at variabellÞnnsattestant ved den avdelingen som skal betale for reisen ogsÄ kontrollerer at reiseregningen er korrekt utfylt. Dersom du har endret organisasjonsnummeret mÄ du sende original bilagene til variabellÞnnsattestant ved denne avdelingen.
Reiseregning_endre_org-3

Arbeidsforhold: Ansatte som har flere arbeidsforhold, mÄ kontrollere at reiseregningen blir sendt til riktig arbeidsforhold. Du kan velge arbeidsforhold ved Ä klikke pÄ plukklisten for arbeidsforhold (se bilde). NÄr du endrer arbeidsforhold, vil organisasjon og organisasjonsnavn tilhÞrende det valgte arbeidsforholdet ogsÄ vises under organisasjon Þverst i reiseregningen. Merk at dersom det ene arbeidsforholdet ditt er TimelÞnnet/honorar pÄ organisasjon 217099, mÄ du alltid endre organisasjon etterpÄ til den avdelingen som skal betale for reisen.

Overstyr kontering: Arbeidstaker kan fylle ut kontering for reisen dersom de vet hvor reisen skal konteres. Dersom kontering ikke er fylt ut av arbeidstaker, vil variablelĂžnnsattestant pĂ„ avdelingen legge inn korrekt kontering. Det mĂ„ alltid legges inn en hovedkontering pĂ„ fĂžrste side. Dersom kontering ikke blir overstyrt senere vil alle kostnadene bli belastet denne konteringen. KostgodtgjĂžrelse, natt tillegg og ev. kompensasjonstillegg vil alltid bli belastet pĂ„ denne «hovedkonteringen».

Dersom du for eksempel Ăžnsker Ă„ fordele kostnadene for reisen pĂ„ to ulike prosjekter, kan du gjĂžre det ved Ă„ overstyre kontering nĂ„r du registrerer utgiftene pĂ„ de ulike postene senere i reiseregningen. Hver gang du klikker pĂ„ grĂžnt kryss for Ă„ legge til en kostnad fĂ„r du frem en dialogboks. Nederst i dialogboksen kan du legge inn en annen kontering dersom du Ăžnsker at disse kostnadene skal belastes det andre prosjektet. Dersom du ikke skriver inn en annen kontering vil kostnaden for bli belastet «hovedkonteringen» som stĂ„r pĂ„ fĂžrste side.

Reisested: Her velger du om du skal registrere en innenlands eller utenlands reise. For at du skal fÄ korrekt kostgodtgjÞrelse pÄ utenlandsreise, mÄ du velge Utenlands (kombinasjon innland/utland) pÄ fÞrste side i reiseregningen (se bilde). Dersom du glemmer Ä velge utenlandsreise fÄr du ikke frem plukkliste for Land nÄr du registrerer reisemÄl/overnatting pÄ side 2. KostgodtgjÞrelsen blir da automatisk beregnet etter norske satser.

Dersom du har fÄtt feil kostgodtgjÞrelse fordi du ikke har valgt utenlandsreise og korrekt land, korrigerer du dette ved Ä gÄ tilbake til fÞrste side. Her mÄ du velge Utenlands under reisested dersom dette ikke er valgt. Klikk pÄ Lagre-symbolet Þverst pÄ siden for Ä oppdatere endringen. Deretter gÄr du til side 2 i skjemaet. NÄ kan du korrigere land ved Ä klikke pÄ linjen for ReisemÄl / Overnatting. Du fÄr da frem en dialogboks slik at du kan korrigere tidligere registrerte opplysninger. Velg korrekt Land i plukklisten. NÄr du har lagret og lukket dialogboksen klikker du nok en gang pÄ Lagre-symbolet Þverst pÄ siden, slik at du er sikker pÄ at alle opplysninger blir oppdatert. NÄr du gÄr til siste side i reiseregningen skal systemet da ha oppdatert kostsatsene etter det landet som er valgt.

Kompensasjonstillegg vil bare fremkomme nÄr du velger utenlandsreiser. Merk at kompensasjonstillegg bare bli utbetalt for tjenestereiser og ikke for kurs/seminarer (jf. retningslinjer i Ephorte sak 11/9914). Dersom du krever kompensasjonstillegg mÄ du hake av for at tillegget skal bli beregnet.  Det er kun ved utenlandsreiser at en har krav pÄ kompensasjonstillegg. For at du skal fÄ kompensasjonstillegg er det derfor viktig at du registrerer korrekt land, ev. ogsÄ sted, nÄr du legger inn hotell og diett for utland. Viktig: Dersom du har glemt Ä hake av for kompensasjonstillegg, og vil korrigere dette etterpÄ, mÄ du lagre skjemaet pÄ nytt etter at du har gÄtt tilbake og haket av kompensasjonstillegg. Dette er nÞdvendig for at skjemaet skal rekalkulere kompensasjonstillegg korrekt.

Diett: Dersom du krever diett, kan du hake av for diett pÄ fĂžrste side i reiseregningsskjemaet, eller du kan velge diett nĂ„r du registrerer «ReisemĂ„l/overnatting». For Ă„ fĂ„ korrekt diett i utlandet mĂ„ du velge utenlands reise pĂ„ side 1 i reiseregningen. Da vil du fĂ„ mulighet til Ă„ velge Land nĂ„r du registrerer ReisemĂ„l/overnatting pĂ„ side 2. Ved reiser som gĂ„r over Ă„ret, for eksempel fra 2011 og inn i 2012, mĂ„ reisemĂ„l deles opp pĂ„ 2011 og 2012 for at det skal beregnes korrekt kostgodtgjĂžrelse.  Under hotell/reisemĂ„l mĂ„ du i slike tilfeller legge inn to rader, en fra avreisedag tom 31.12. og en ny rad fom 01.01. og frem til siste dag.

Fyll ut feltene pĂ„ fĂžrste side, og klikke deretter «Neste» for Ă„ legge inn reiseutleggene. Klikk pĂ„ Lagre symbolen med jevne mellomrom for Ă„ vĂŠre sikker pĂ„ at du lagrer alle opplysningene du har registrert.

PÄ side 2 klikker du pÄ grÞnt kryss for Ä legge inn data for de utleggene som skal refunderes. Du fÄr da frem en dialogboks hvor du mÄ fylle inn nÞdvendige opplysninger.

ReisemÄl/overnatting
Dersom du overnatter pĂ„ hotell eller pensjonat mĂ„ du legge inn kostnaden for overnattingen i feltet «BelĂžp i NOK». I feltet «Hvorav f

Valuta: Feltet valuta fremkommer kun dersom utenlands reise er valgt pĂ„ side 1. Dersom du skal registrere en utenlandsk reiseregning kan du velge valutaen som for eksempel fakturaen er utstedt i. NĂ„r du fyller ut feltet «BelĂžp i utenlandsk valuta» mĂ„ du fylle ut kurs for at belĂžp i NOK skal beregnes automatisk. Kurs i forhold til norske kroner er 1:1. (Eksempel: kurs pr. 31/10-11: SEK ca. 0,85, mens kurs for EUR for eksempel oppgis som 7,9.)

u vil da fÄ frem rad(er) hvor du skal hake av for frokost/lunsj/middag som allerede er dekket og som skal gÄ til fratrekk pÄ diettgodtgjÞrelsen. Dersom overnatting gÄr over flere dager vil du fÄ en rad for hver overnatting. Administrativ forpl. vil kun vÊre mulig Ä hake av dersom du har krav pÄ dette. Dette kommer da i tillegg til kostgodtgjÞrelsen (ikke fratrekk).

Legg til vedlegg elektronisk: NÄ kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for Ä levere underbilagene pÄ papir. NÄr du stÄr pÄ siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst pÄ oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg. Her kan du klikke pÄ det grÞnne krysset for Ä laste opp skannede underbilag til reiseregningen.

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no