Det følgende gjelder for de som har tilgang til Personalportalen. For eksterne ber vi dere benytte reiseregning på papir:

Norsk: Reiseregningsblankett – nytt regelverk fom 22.06.2018

Norsk: Reiseregningsblankett fom 01.01.2018 – tom 21.06.2018

Norsk: Reiseregningsblankett 2017

English: Travel expenses from 01.01.-21.06.2018

English: Travel expenses from 22.06.2018

English: Travel 2017

Skjema Reiseregning brukes til å registrere reiser som skal refunderes etter statens reiseregulativ.

Alle reiser som faller inn under statens reiseregulativ betegnes som tjenestereiser i Personalportalen. I feltet Formål/Arrangement skal formålet med reisen angis. Her skal det også spesifiseres om reisen gjelder kurs, konferanse med mer og om dette skjer etter egen søknad. (jf. Orientering om kompensasjon på reiser)

Reiser som ikke refunderes etter statens reiseregulativ må behandles manuelt som tidligere. Dette gjelder blandt annet reiser i forbindelse med feltarbeid hvor det benyttes egne satser.

Bruk reiseregningsskjema i de tilfellene flybillett skal refunderes, ikke skjema refusjon av utlegg.

Underbilag: all dokumentasjon i forbindelse med utlegg som skal refunderes, må leveres til attestant på avdelingen.
Legg til vedlegg elektronisk: Nå kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for å levere underbilagene på papir. Når du står på siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst på oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg

Alle tjenestereiser skal godkjennes av leder før reisen foretas. Leder som har godkjent reisen må bekrefte dette ved å skrive under på papirversjonen av reiseregningen før denne sendes til variabellønnsattestant. Dersom du ikke har lastet opp dokumentasjon på utlegg elektronisk i reiseregningen må du stift forsiden sammen med papirbaserte underbilag på utleggene.

___________________________________________________________________________________________________________________
I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk på arkfane ”Nytt skjema”. Du åpner skjemaet ved å klikke på det.
Alle felt som er merket med * må fylles ut. Når skjema er ferdig utfylt, trykker du på Send-knappen nederst i skjemaet, velg Til kontroll og send skjemaet til variabellønnsattestant (variabel) for avdelingen.
____________________________________________________________________________________________________________________

Organisasjon: Ansatte vil automatisk være tilknyttet den organisasjonsenheten du tilhører. Normalt skal du ikke endre organisasjonstilhørigheten din. Dette skal du kun gjøre dersom det er en annen enhet enn din egen som skal betale for denne reisen. Dersom du endrer organisasjonsenheten vil reiseregningen bli sendt til variabellønnsattestant til den avdelingen du har endret til, slik at variabellønnsattestant ved den avdelingen som skal betale for reisen også kontrollerer at reiseregningen er korrekt utfylt. Dersom du har endret organisasjonsnummeret må du sende original bilagene til variabellønnsattestant ved denne avdelingen.

Arbeidsforhold: Ansatte som har flere arbeidsforhold, må kontrollere at reiseregningen blir sendt til riktig arbeidsforhold. Du kan velge arbeidsforhold ved å klikke på plukklisten for arbeidsforhold (se bilde). Når du endrer arbeidsforhold, vil organisasjon og organisasjonsnavn tilhørende det valgte arbeidsforholdet også vises under organisasjon øverst i reiseregningen. Merk at dersom det ene arbeidsforholdet ditt er Timelønnet/honorar på organisasjon 217099, må du alltid endre organisasjon etterpå til den avdelingen som skal betale for reisen.

Overstyr kontering: Arbeidstaker kan fylle ut kontering for reisen dersom de vet hvor reisen skal konteres. Dersom kontering ikke er fylt ut av arbeidstaker, vil variablelønnsattestant på avdelingen legge inn korrekt kontering. Det må alltid legges inn en hovedkontering på første side. Dersom kontering ikke blir overstyrt senere vil alle kostnadene bli belastet denne konteringen. Kostgodtgjørelse, natt tillegg og ev. kompensasjonstillegg vil alltid bli belastet på denne «hovedkonteringen».

Dersom du for eksempel ønsker å fordele kostnadene for reisen på to ulike prosjekter, kan du gjøre det ved å overstyre kontering når du registrerer utgiftene på de ulike postene senere i reiseregningen. Hver gang du klikker på grønt kryss for å legge til en kostnad får du frem en dialogboks. Nederst i dialogboksen kan du legge inn en annen kontering dersom du ønsker at disse kostnadene skal belastes det andre prosjektet. Dersom du ikke skriver inn en annen kontering vil kostnaden for bli belastet «hovedkonteringen» som står på første side.

Reisested: Her velger du om du skal registrere en innenlands eller utenlands reise. For at du skal få korrekt kostgodtgjørelse på utenlandsreise, må du velge Utenlands (kombinasjon innland/utland) på første side i reiseregningen (se bilde). Dersom du glemmer å velge utenlandsreise får du ikke frem plukkliste for Land når du registrerer reisemål/overnatting på side 2. Kostgodtgjørelsen blir da automatisk beregnet etter norske satser.

Dersom du har fått feil kostgodtgjørelse fordi du ikke har valgt utenlandsreise og korrekt land, korrigerer du dette ved å gå tilbake til første side. Her må du velge Utenlands under reisested dersom dette ikke er valgt. Klikk på Lagre-symbolet øverst på siden for å oppdatere endringen. Deretter går du til side 2 i skjemaet. Nå kan du korrigere land ved å klikke på linjen for Reisemål / Overnatting. Du får da frem en dialogboks slik at du kan korrigere tidligere registrerte opplysninger. Velg korrekt Land i plukklisten. Når du har lagret og lukket dialogboksen klikker du nok en gang på Lagre-symbolet øverst på siden, slik at du er sikker på at alle opplysninger blir oppdatert. Når du går til siste side i reiseregningen skal systemet da ha oppdatert kostsatsene etter det landet som er valgt.

Kompensasjonstillegg vil bare fremkomme når du velger utenlandsreiser. Merk at kompensasjonstillegg bare bli utbetalt for tjenestereiser og ikke for kurs/seminarer (jf. retningslinjer i Ephorte sak 11/9914). Dersom du krever kompensasjonstillegg må du hake av for at tillegget skal bli beregnet.  Det er kun ved utenlandsreiser at en har krav på kompensasjonstillegg. For at du skal få kompensasjonstillegg er det derfor viktig at du registrerer korrekt land, ev. også sted, når du legger inn hotell og diett for utland. Viktig: Dersom du har glemt å hake av for kompensasjonstillegg, og vil korrigere dette etterpå, må du lagre skjemaet på nytt etter at du har gått tilbake og haket av kompensasjonstillegg. Dette er nødvendig for at skjemaet skal rekalkulere kompensasjonstillegg korrekt.

Diett: Dersom du krever diett, kan du hake av for diett på første side i reiseregningsskjemaet, eller du kan velge diett når du registrerer «Reisemål/overnatting». For å få korrekt diett i utlandet må du velge utenlands reise på side 1 i reiseregningen. Da vil du få mulighet til å velge Land når du registrerer Reisemål/overnatting på side 2. Ved reiser som går over året, for eksempel fra 2011 og inn i 2012, må reisemål deles opp på 2011 og 2012 for at det skal beregnes korrekt kostgodtgjørelse.  Under hotell/reisemål må du i slike tilfeller legge inn to rader, en fra avreisedag tom 31.12. og en ny rad fom 01.01. og frem til siste dag.

Fyll ut feltene på første side, og klikke deretter «Neste» for å legge inn reiseutleggene. Klikk på Lagre symbolen med jevne mellomrom for å være sikker på at du lagrer alle opplysningene du har registrert.

På side 2 klikker du på grønt kryss for å legge inn data for de utleggene som skal refunderes. Du får da frem en dialogboks hvor du må fylle inn nødvendige opplysninger.

Reisemål/overnatting
Dersom du overnatter på hotell eller pensjonat må du legge inn kostnaden for overnattingen i feltet «Beløp i NOK». I feltet «Hvorav frokost/måltidsbeløp» skal du i disse tilfellene alltid skrive 0 (null).  Dersom du skal ha utenlandsk kostgodgjørelse, må du ha valgt utenlandsreise på side 1 i reiseregningen fordi valget Land kun fremkommer ved utenlandsreiser. Dersom land ikke er valgt vil du automatisk få norsk kostgodgjørelse.

Valuta: Feltet valuta fremkommer kun dersom utenlands reise er valgt på side 1. Dersom du skal registrere en utenlandsk reiseregning kan du velge valutaen som for eksempel fakturaen er utstedt i. Når du fyller ut feltet «Beløp i utenlandsk valuta» må du fylle ut kurs for at beløp i NOK skal beregnes automatisk. Kurs i forhold til norske kroner er 1:1. (Eksempel: kurs pr. 31/10-11: SEK ca. 0,85, mens kurs for EUR for eksempel oppgis som 7,9.)

Du haker av for forhåndsbetalt dersom kostadene til hotell allerede er dekket av universitetet, og du derfor ikke krever refusjon for hotellutgiftene på reiseregningen. Trykk på Lagre når du har fylt ut nødvendige opplysninger.

Måltidstrekk
Dersom du har valgt diett, vil oversikt over måltidstrekk vises. Du vil da få frem rad(er) hvor du skal hake av for frokost/lunsj/middag som allerede er dekket og som skal gå til fratrekk på diettgodtgjørelsen. Dersom overnatting går over flere dager vil du få en rad for hver overnatting. Administrativ forpl. vil kun være mulig å hake av dersom du har krav på dette. Dette kommer da i tillegg til kostgodtgjørelsen (ikke fratrekk).

Kjøregodtgjørelse
Fyll ut kjøregodtgjørelse som du krever refusjon for. 

Utlegg
Fyll ut andre utlegg som du krever refusjon for.  Når det gjelder fly er det mulig å hake av for tur/retur. Du kan også slå sammen flere utlegg som naturlig hører sammen, for eksempel buss og eller tog.

Mottatt reiseforskudd
Dersom du har mottatt reiseforskudd, fyller du ut nødvendige data her. Dato skal være den datoen du mottok reiseforskuddet. I kommentarfeltet er det viktig at du blant annet legger inn dato for reisen.

Legg til vedlegg elektronisk: Nå kan skanne inn underbilag og laste dem opp som vedlegg i reiseregningen i stedet for å levere underbilagene på papir. Når du står på siste siden i reiseregningen ser du at det er kommet et nytt valg nederst på oppsummeringssiden som heter Legg til vedlegg. Her kan du klikke på det grønne krysset for å laste opp skannede underbilag til reiseregningen.