Ferieregnskap

Kontroll av ferieregnskap for arbeidstakere som har opptjent full ferie med lønn

I begynnelsen av desember hvert år bør alle ansatte gå inn og kontrollere ferieregnskapet sitt.

Når det nærmer seg avslutning av ferieåret, må alle ansatte gå inn og kontrollere Ferieregnskapet sitt for å kontroller at dette er korrekt. Informasjon om Ferie og hvordan ferie skal registreres finnes under arkfanen Ansatte, Ferie.

Ansatte som har hatt permisjon uten lønn, eller som har vært sykemeldt finner informasjon om hvordan de skal registrere ferien sin under valget Ansatte 10 Ferie ved permisjon_sykdom

Ansatte som har flere arbeidsforhold finner informasjon om hvordan ferie kan registreres her: Ansatte med flere arbeidsforhold.

Du finner oversikt over ferieregnskapet i Min Mappe, under arkfanen for Ferie. Du åpner Skjema for ferie for å registrerer feriedager, ev. søke om å få overført restferiedager til neste år.

Arbeidstakere som har opptjent full ferie med lønn

Arbeidstakere som har opptjent ferie med lønn har ansvar for å avvikle ferien og registrere dette i PagaWeb. Dersom du har feriedager til gode når det nærmer seg slutten av året, må du sørge for å ta ut resterende ferie innen 31.12.

For arbeidstakere som har opptjent full ferie med lønn skal balansen ved årsskiftet være 0,0.
Dersom balansen er > 0 har du restferie til gode som du må avvikle eller eventuelt overføre til neste år. UiB har avtale om at arbeidstaker kan søke om å få overføre inntil 14 feriedager til neste år dersom de har feriedager til gode ved slutten av året. Det er ikke tillatt å overføre mer enn maksimalt 14 feriedager, og ikke mer enn det som står til rest i balansen.
Dersom balansen < 0 (minus), har du registrert mer ferie enn det du har rett på i henhold til ferieloven. Dette må korrigeres. Du kan da enten søke om forskuddsferie, eller du må slette for mye avviklet ferie og søke om permisjon uten lønn for disse dagene på skjema «Permisjon og tidsbegrenset redusert stilling».

Registrering av ferie/overføring av uavviklede feriedager til neste år.

For at ferieregnskapet skal vise korrekte data i PagaWeb er det en forutsetning at tidligere søknader er godkjent av leder og overført til Paga. Før du registrerer ferie/overføring av ferie, må du kontrollere at ev. tidligere søknader om ferie er behandlet av leder og overført til lønnssystemet, slik at du ikke registrerer dette flere ganger. Dette gjør du ved å velge Min mappe, klikk på arkfane for Skjema. For å få frem Ferieskjema for hele året velger du fradato 01.01.20xx, og klikker på Søk-knappen. Du får da frem oversikt over dine elektroniske skjema og kan se hvor langt skjemaene er kommet i saksgangen.

<

Dersom leder har godkjent ferien vil det stå Status være «Overført» og det er havnet i innkurven for Arkiv. Det tar i tillegg en dag fra leder overfører ferieskjema til ferien vises i Ferieregnskapet i PagaWeb. Du bør derfor sjekke dato for overføring, og ikke registrere nytt skjema før det har gått minst en dag, slik at du er sikker på at ferieregnskapet er oppdatert før du registrerer ny søknad.

Dersom status for ferieskjema er «Til godkjenning» har ikke leder behandlet ferieskjemaet ennå, og ferieregnskapet du får frem i PagaWeb er da ikke oppdatert i forhold til dine tidligere søknader. I slike tilfeller kan du ta kontakt med leder og be dem behandle tidligere registrert søknad om ferie.

 Registrere restferie / søke om overføring av feriedager til neste år

Dersom ferieregnskapet ditt viser at du har feriedager til gode må du registrere resten av ferien din for 2012 som du har avviklet, eventuelt søke om overføring av feriedager til nestes år. Dette kan du gjøre samtidig i skjema for Ferie.

For å få oversikt over hva du tidligere har registrert av ferie, klikker du på haken til høyre i feltet «Tidligere registrert (i år)», markert med rød ring. Da ser du tidligere registrert ferie. For å registrere ny ferie klikker du på det Grønne krysset – Legg til  og registrerer ferie.

For å søke om overføring av ferie til neste år, klikker du på haken til høyre for «Søknad om» for å registrere antall feriedager du ønsker å overføre til neste år.

 

Hvordan korrigere overføring av ferie dersom dette er nødvendig?

Eksempel-1: Du har tidligere har fått overført 10 feriedager til 2013. Du har fortsatt 2 feriedager til rest som du også ønsker å overføre til 2013. Da skal du søke om dette på et nytt skjema for Ferie, og sende dette til leder for godkjenning. Det er viktig at du da bare søker om de resterende 2 dagene som kommer i tillegg til det du allerede har fått godkjent. De to nye dagene blir da lagt til de 10 feriedagene som er tidligere er godkjent av leder. Når leder godkjenner det nye skjemaet vil du se at ferieregnskapet ditt viser at du nå har overført 12 feriedager til neste år.

Eksempel-2: Du har overført 5 dager til 2013. Du tar imidlertid en ekstra feriedag i desember slik at du kun skal overføre 4 dager. Du søker da om dette ved å åpne et nytt Skjema for Ferie. I dette skjemaet registrerer da 1 feriedag du tok i desember som ferie. Deretter søker du om å får redusert overføring av ferie med 1 dag ved å skrive -1 (minus 1) i feltet for Overføring av ferie. Når leder godkjenner dette ferieskjemaet, vil du se at overførte feridager blir redusert slik at du nå kun har overført 4 dager. NB! Det er viktig at du kun registrerer inn minus det antall dager du vil korrigere (dvs. -1 dag i dette tilfellet).

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no