Under arbeid

Skjema for Reiseregning skal brukes av ansatte dersom de skal ha refundert utgifter for reiser. Variabellønnsattestant (VLA) kan registrere reiseregning på vegne av ansatt.
Bruk reiseregning i de tilfellene flybillett skal refunderes, ikke skjema refusjon av utlegg.

Alle ansatte som har tilgang til Personalportalen skal levere elektronisk reiseregning.
Ansatte som ikke har tilgang til Personalportalen leverer reiseregning manuelt.

Du kan klikke på lenkene i innholdsfortegnelsen for å gå direkte til beskrivelse av ulike sider i skjemaet og hva du må kontrollere av opplysninger.

Innholdsfortegnelse

Elektronisk Reiseregning i Personalmodulen

• VLA må kontrollere følgende punkter
• Side 1 – Formål, utreisedato og Returdato
• Side 2 – Reisemål/overnatting, Kjøregodtgjørelse, Utlegg og Mottatt reiseforskudd mm
• Side 3 – Oppsummering

Manuell reiseregning

• Side 1 – Statens reiseregningsblankett
• Side 2 – xx
• Side 3 – xx
• Side 4 – xx
• Side 5 – xx

Elektronisk Reiseregning i Personalmodulen

Alle ansatte som har tilgang til Personalportalen skal levere elektronisk reiseregning. Elektroniske reiseregninger behandles på følgende måte.

VLA mottar papirversjon av den elektroniske reiseregning med underbilag. Denne skal være underskrevet av den som har godkjent reisen. Dersom underskrift mangler returneres papirversjon av reiseregning for underskrift.
Deretter går VLA inn i Personalportalen og henter frem den elektroniske reiseregningen (se bilde) – bildeteksten inneholder info om innbokser og bilder

Viktig: dersom VLA gjør endringer i tilsendt reiseregning er det viktig at en trykker på Lagre før en går til Neste slik at endring blir oppdatert i reiseregningen.

Når du åpner reiseregning som du har fått tilsendt som VLA kommer du inn på Oppsummeringssiden, side 3 i skjemaet. Her skal du kontrollere følgende opplysninger:

VLA må kontrollere følgende:

Kontering

Dersom ansatt har fylt ut kontering vil du se dette øverst på oppsummeringssiden (se bilde).

Dersom kontering ikke er fylt ut må du bla tilbake i skjemaet ved å klikke på «Forrige-knappen» til du er på side 1 i reiseregningen. Klikk på «Overstyr kontering» for å legge inn kontering. Trykk deretter på «Lagre«. Den registrerte konteringen vil da gjelde for hele reiseregningen, med mindre det er lagt inn kontering på de enkelte utleggene senere i reiseregningen. Kostgodtgjørelse, natt tillegg og ev. kompensasjonstillegg vil alltid bli belastet på “hovedkonteringen” øverst i arket.
 
Tips: Dersom du for eksempel ønsker å fordele kostnadene for reisen på to ulike prosjekter, kan du gjøre det ved å overstyre kontering når du registrerer utgiftene på de ulike postene senere i reiseregningen. Hver gang du klikker på grønt kryss for å legge til et utlegg får du frem en dialogboks. Nederst i dialogboksen kan du legge inn en annen kontering dersom du ønsker at disse kostnadene skal belastes det andre prosjektet. Dersom du ikke skriver inn en annen kontering vil kostnaden bli belastet konteringen som er registrert under «Overstyr kontering».

Formål

Kontroller at formål samsvarer med underbilag.
 

Utreisedato/klokkeslett – Returdato/klokkeslett

Kontroller at dette samsvarer med underbilag.
Reisemål/overnatting: Startdato/klokkeslett og Sluttdato/klokkeslett må samsvare med utreisedato og returdato.
Ved overnatting på flere steder vil dette fremkomme som flere rader i skjemaet. Det er da viktig at startdato/klokkeslett og sluttdato/klokkeslett er sammenhengende slik at korrekt kostgodtgjørelse blir beregnet. (Se bilde)

 
Haket av for utland og diett kompesasjonstillegg link antall kostdøgn beregnes fra

Kostgodtgjørelse: kontroller at måltidstrekk er korrekt haket av. Ansatt kan kreve administrativ forpleining dersom det hakes av for tre måltidstrekk etter hverandre.
Kontroller reisens varighet og at satser er i overensstemmelse med antall timer hvis reisen er uten overnatting (dagsats), og med antall kostdøgn hvis det er med overnatting (døgnsats). Hvis overskytende timer er over 6 timer i forhold til antall døgn, har den reisende krav på et ekstra kostdøgn, hvis overskytende er under 6 timer har den reisende ikke krav på godtgjørelse for denne perioden. (Antall døgn regnes fra reisens starttidspunkt). Statens satser er maksimale satser og benyttes i reiseregningen, lavere satser kan avtales. Det krysses da av for avtalt diett og beløpet påføres.
Ved overnatting, kontroller at type losji er korrekt avkrysset, da deler av kostgodtgjørelsen kan være trekkpliktig (gjelder pensjonat og privat overnatting). Det vil bli beregnet arbeidsgiveravgift av trekkpliktige beløp. Denne beregningen håndteres i lønnssystemet i forbindelse med registrering og utbetaling av reiseoppgjøret.

Utlegg (inkl. hotell): kontroller at utlegg samsvarer med underbilagene.
Mindre reiseutlegg som bom-, bru- og tunnelutgifter, piggdekkavgift og utgifter til nødvendig oppbevaring av bagasje, samt reiser med rutegående transportmiddel som for eksempel buss, tog kreves det ikke kvittering for.
Flybillett: Original flybillett eller original utskrift av elektronisk billett skal alltid være med, og det skal framgå hvordan flyreisen er betalt (kvittering).
Er flyreisen betalt av UiB/andre, så skal flyreisen være registrert med beløp kr. 0(null) og selve originalbilletten skal være med som dokumentasjon (unntatt hvis den er betalt av andre). Kopi av faktura vedlegges som dokumentasjon.

——————————-

Steg 1 Levere reiseregning med dokumentasjon

Utførende: Den reisende.

Tjenestereise gjennomført etter statens reiseregulativ. Den reisende fyller ut reiseregning med dokumentasjon (kvitteringer). Utbetalt reiseforskudd skal påføres!

Den ansatte skriver så ut oppsummeringssiden(side 3) av den elektroniske reiseregningen og får denne signert av nærmeste leder før denne og bilag leveres variabellønnsattesten. Reiseregningen sendes så elektronisk til VLA.

Ikke-ansatte leverer manuell utfylt reiseregning.

Belastningssted: kostnadssted, evt. prosjektnummer (NB! ved 8xxxxx-serien må task-id også føres opp) og analysenummer påføres reiseregningen hvis det er kjent.

Steg 2 Kontroll og godkjenning

Utførende: Attestant for variabel lønn og reiseregninger

Kontroller at formål med reise, dato for utreise og innreise er riktig utfylt. Regningen må være krysset for Tjenestereise.

Er det utbetalt reiseforskudd i forbindelse med denne reisen, se til at dette er påført reiseregningen.

Den reisende «trenger» ikke å levere kvitteringer til bom-, bru- og tunnelutgifter, parkometer- utgifter (parkeringsavgift legitimeres), piggdekkavgift og utgifter til nødvendig oppbevaring av bagasje, samt reiser med rutegående transportmiddel (unntak fly, 1.kl tog) må det oppgis kommunikasjonsmiddel og pris.

Flybillett

Original flybillett eller original utskrift av elektronisk billett skal alltid være med, og det skal framgå hvordan flyreisen er betalt (kvittering).

Er flyreisen betalt av UiB/andre, så skal flyreisen være registrert med beløp kr. 0(null) og selve originalbilletten skal være med som dokumentasjon (unntatt hvis den er betalt av andre). Kopi av faktura vedlegges som dokumentasjon.

Utlegg til hotell

Hvis den reisende har overnattet på hotell, må navn og adresse på hotellet være angitt.

Kostgodtgjørelse

Kontroller reisens varighet og at satser er i overensstemmelse med antall timer hvis reisen er uten overnatting (dagsats), og med antall kostdøgn hvis det er med overnatting (døgnsats). Hvis overskytende timer er over 6 timer i forhold til antall døgn, har den reisende krav på et ekstra kostdøgn, hvis overskytende er under 6 timer har den reisende ikke krav på godtgjørelse for denne perioden. (Antall døgn regnes fra reisens starttidspunkt). Statens satser er maksimale satser og benyttes i reiseregningen, lavere satser kan avtales. Det krysses da av for avtalt diett og beløpet påføres.

Ved overnatting, kontroller at type losji er korrekt avkrysset, da deler av kostgodtgjørelsen kan være trekkpliktig (gjelder pensjonat og privat overnatting). Det vil bli beregnet arbeidsgiveravgift av trekkpliktige beløp. Denne beregningen håndteres i lønnssystemet i forbindelse med registrering og utbetaling av reiseoppgjøret.

Trekk av måltid

Trekk av måltid slås sammen og spesifiseres for hver type: Frokost-Lunsj-Middag. Har den reisende bodd på hotell, er frokost normalt inkludert i prisen og må trekkes fra, dette gjelder også for eventuelle måltider som inngår i seminaravgift.

Administrativ forpleining

Når alle måltider er dekket under kurs, seminar og konferanser, kan det kreves administrativ forpleining. Det beregnes kun for antall hele kostdøgn (24 timer) som kurset/konferansen varer med utgangspunkt i det klokkeslett kurset/konferansen tok til.