Reiseregning

Under arbeid

 

Saksgang for Reiseregning Ansatt VarL√łnn (VLA) Leder Fastl√łnn (FLA) L√łnn Overf√łres
Reiseregning 1 2 3 4 5
1 2 3 4

Skjema for Reiseregning skal brukes av ansatte dersom de skal ha refundert utgifter for reiser. Variabell√łnnsattestant (VLA) kan registrere reiseregning p√• vegne av ansatt.
Bruk reiseregning i de tilfellene flybillett skal refunderes, ikke skjema refusjon av utlegg.

Alle ansatte som har tilgang til Personalportalen skal levere elektronisk reiseregning.
Ansatte som ikke har tilgang til Personalportalen leverer reiseregning manuelt.

Du kan klikke på lenkene i innholdsfortegnelsen for å gå direkte til beskrivelse av ulike sider i skjemaet og hva du må kontrollere av opplysninger.

 

Innholdsfortegnelse

 

Elektronisk Reiseregning i Personalmodulen

 

Manuell reiseregning

Elektronisk Reiseregning i Personalmodulen

Alle ansatte som har tilgang til Personalportalen skal levere elektronisk reiseregning. Elektroniske reiseregninger behandles p√• f√łlgende m√•te.

VLA mottar papirversjon av den elektroniske reiseregning med underbilag. Denne skal være underskrevet av den som har godkjent reisen. Dersom underskrift mangler returneres papirversjon av reiseregning for underskrift.
Deretter g√•r VLA inn i Personalportalen og henter frem den elektroniske reiseregningen (se bilde) ‚Äď bildeteksten inneholder info om innbokser og bilder

Viktig: dersom VLA gj√łr endringer i tilsendt reiseregning er det viktig at en trykker p√• Lagre f√łr en g√•r til Neste slik at endring blir oppdatert i reiseregningen.

N√•r du √•pner reiseregning som du har f√•tt tilsendt som VLA kommer du inn p√• Oppsummeringssiden, side 3 i skjemaet. Her skal du kontrollere f√łlgende opplysninger:

 

VLA m√• kontrollere f√łlgende:

 

Kontering

Dersom ansatt har fylt ut kontering vil du se dette √łverst p√• oppsummeringssiden (se bilde).

Dersom kontering ikke er fylt ut m√• du bla tilbake i skjemaet ved √• klikke p√• «Forrige-knappen» til du er p√• side 1 i reiseregningen. Klikk p√• ¬ęOverstyr kontering¬Ľ for √• legge inn kontering. Trykk deretter p√• «Lagre«. Den registrerte konteringen vil da gjelde for hele reiseregningen, med mindre det er lagt inn kontering p√• de enkelte utleggene senere i reiseregningen. Kostgodtgj√łrelse, natt tillegg og ev. kompensasjonstillegg vil alltid bli belastet p√• ‚Äúhovedkonteringen‚ÄĚ √łverst i arket.
 
Tips: Dersom du for eksempel √łnsker √• fordele kostnadene for reisen p√• to ulike prosjekter, kan du gj√łre det ved √• overstyre kontering n√•r du registrerer utgiftene p√• de ulike postene senere i reiseregningen. Hver gang du klikker p√• gr√łnt kryss for √• legge til et utlegg f√•r du frem en dialogboks. Nederst i dialogboksen kan du legge inn en annen kontering dersom du √łnsker at disse kostnadene skal belastes det andre prosjektet. Dersom du ikke skriver inn en annen kontering vil kostnaden bli belastet konteringen som er registrert under ¬ęOverstyr kontering¬Ľ.

 

Formål

Kontroller at formål samsvarer med underbilag.
 

Utreisedato/klokkeslett – Returdato/klokkeslett

Kontroller at dette samsvarer med underbilag.
Reisemål/overnatting: Startdato/klokkeslett og Sluttdato/klokkeslett må samsvare med utreisedato og returdato.
Ved overnatting p√• flere steder vil dette fremkomme som flere rader i skjemaet. Det er da viktig at startdato/klokkeslett og sluttdato/klokkeslett er sammenhengende slik at korrekt kostgodtgj√łrelse blir beregnet. (Se bilde)

 
Haket av for utland og diett kompesasjonstillegg link antall kostd√łgn beregnes fra

Kostgodtgj√łrelse: kontroller at m√•ltidstrekk er korrekt haket av. Ansatt kan kreve administrativ forpleining dersom det hakes av for tre m√•ltidstrekk etter hverandre.
Kontroller reisens varighet og at satser er i overensstemmelse med antall timer hvis reisen er uten overnatting (dagsats), og med antall kostd√łgn hvis det er med overnatting (d√łgnsats). Hvis overskytende timer er over 6 timer i forhold til antall d√łgn, har den reisende krav p√• et ekstra kostd√łgn, hvis overskytende er under 6 timer har den reisende ikke krav p√• godtgj√łrelse for denne perioden. (Antall d√łgn regnes fra reisens starttidspunkt). Statens satser er maksimale satser og benyttes i reiseregningen, lavere satser kan avtales. Det krysses da av for avtalt diett og bel√łpet p√•f√łres.
Ved overnatting, kontroller at type losji er korrekt avkrysset, da deler av kostgodtgj√łrelsen kan v√¶re trekkpliktig (gjelder pensjonat og privat overnatting). Det vil bli beregnet arbeidsgiveravgift av trekkpliktige bel√łp. Denne beregningen h√•ndteres i l√łnnssystemet i forbindelse med registrering og utbetaling av reiseoppgj√łret.

Utlegg (inkl. hotell): kontroller at utlegg samsvarer med underbilagene.
Mindre reiseutlegg som bom-, bru- og tunnelutgifter, piggdekkavgift og utgifter til n√łdvendig oppbevaring av bagasje, samt reiser med ruteg√•ende transportmiddel som for eksempel buss, tog kreves det ikke kvittering for.
Flybillett: Original flybillett eller original utskrift av elektronisk billett skal alltid være med, og det skal framgå hvordan flyreisen er betalt (kvittering).
Er flyreisen betalt av UiB/andre, s√• skal flyreisen v√¶re registrert med bel√łp kr. 0(null) og selve originalbilletten skal v√¶re med som dokumentasjon (unntatt hvis den er betalt av andre). Kopi av faktura vedlegges som dokumentasjon.

——————————-

Steg 1 Levere reiseregning med dokumentasjon

Utf√łrende: Den reisende.

Tjenestereise gjennomf√łrt etter statens reiseregulativ. Den reisende fyller ut reiseregning med dokumentasjon (kvitteringer). Utbetalt reiseforskudd skal p√•f√łres!

Den ansatte skriver s√• ut oppsummeringssiden(side 3) av den elektroniske reiseregningen og f√•r denne signert av n√¶rmeste leder f√łr denne og bilag leveres variabell√łnnsattesten. Reiseregningen sendes s√• elektronisk til VLA.

Ikke-ansatte leverer manuell utfylt reiseregning.

Belastningssted: kostnadssted, evt. prosjektnummer (NB! ved 8xxxxx-serien m√• task-id ogs√• f√łres opp) og¬†analysenummer p√•f√łres reiseregningen hvis det er kjent.

 

Steg 2 Kontroll og godkjenning

Utf√łrende: Attestant for variabel l√łnn og reiseregninger

Kontroller at formål med reise, dato for utreise og innreise er riktig utfylt. Regningen må være krysset for Tjenestereise.

Er det utbetalt reiseforskudd i forbindelse med denne reisen, se til at dette er p√•f√łrt reiseregningen.

Den reisende «trenger» ikke √• levere kvitteringer til bom-, bru- og tunnelutgifter, parkometer- utgifter (parkeringsavgift legitimeres), piggdekkavgift og utgifter til n√łdvendig oppbevaring av bagasje, samt reiser med ruteg√•ende transportmiddel (unntak fly, 1.kl tog) m√• det oppgis kommunikasjonsmiddel og pris.

Flybillett

Original flybillett eller original utskrift av elektronisk billett skal alltid være med, og det skal framgå hvordan flyreisen er betalt (kvittering).

Er flyreisen betalt av UiB/andre, s√• skal flyreisen v√¶re registrert med bel√łp kr. 0(null) og selve originalbilletten skal v√¶re med som dokumentasjon (unntatt hvis den er betalt av andre). Kopi av faktura vedlegges som dokumentasjon.

Utlegg til hotell

Hvis den reisende har overnattet på hotell, må navn og adresse på hotellet være angitt.

Kostgodtgj√łrelse

Kontroller reisens varighet og at satser er i overensstemmelse med antall timer hvis reisen er uten overnatting (dagsats), og med antall kostd√łgn hvis det er med overnatting (d√łgnsats). Hvis overskytende timer er over 6 timer i forhold til antall d√łgn, har den reisende krav p√• et ekstra kostd√łgn, hvis overskytende er under 6 timer har den reisende ikke krav p√• godtgj√łrelse for denne perioden. (Antall d√łgn regnes fra reisens starttidspunkt). Statens satser er maksimale satser og benyttes i reiseregningen, lavere satser kan avtales. Det krysses da av for avtalt diett og bel√łpet p√•f√łres.

Ved overnatting, kontroller at type losji er korrekt avkrysset, da deler av kostgodtgj√łrelsen kan v√¶re trekkpliktig (gjelder pensjonat og privat overnatting). Det vil bli beregnet arbeidsgiveravgift av trekkpliktige bel√łp. Denne beregningen h√•ndteres i l√łnnssystemet i forbindelse med registrering og utbetaling av reiseoppgj√łret.

Trekk av måltid

Trekk av måltid slås sammen og spesifiseres for hver type: Frokost-Lunsj-Middag. Har den reisende bodd på hotell, er frokost normalt inkludert i prisen og må trekkes fra, dette gjelder også for eventuelle måltider som inngår i seminaravgift.

Administrativ forpleining

N√•r alle m√•ltider er dekket under kurs, seminar og konferanser, kan det kreves administrativ forpleining. Det beregnes kun for antall hele kostd√łgn (24 timer)¬†som kurset/konferansen varer med utgangspunkt i det klokkeslett kurset/konferansen tok til.

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no