Arkivering

Januar 2013 ble det endring i rutinen for innsendelse av regnskapsmateriale (reiseregninger) til L√łnnskontoret.

I. Reiseregninger

Reiseregninger som registreres desentralt i PagaWeb skal arkiveres ved avdeling/institutt.

Disse oppbevares p√• f√łlgende m√•te:
‚ÄĘ Opprett bilagsperm (A4 – SVART FARGE)
‚ÄĘ Reiseregninger arkiveres med originale kvitteringer
‚ÄĘ Reiseregninger arkiveres alfabetisk p√• navn (Merk: AA f√łrst ‚Äď √Ö sist)
‚ÄĘ Permene merkes: √ÖR ‚Äď REISE ‚Äď STEDKODE/enhet (evt.bokstav eksempel A-K, L-√Ö osv)
‚ÄĘ Ved √•rsslutt: L√łpende nummerering av alle permer fra 1-2-osv
‚ÄĘ Oppbevares ett √•r ved enhet, dvs kalender√•r
‚ÄĘ Etter √•rets siste l√łnnskj√łring skal mappene oppbevares i tilknytning til √•rsregnskap

Mappene oversendes hvert √•r etter avtale med L√łnnskontoret til FJERNARKIV ‚Äď L√ėNNSKONTORET. Husk at oversendelsesbrev med antall permer m√• legges ved.

Reiseregninger som ikke kan registreres i PagaWeb fylles ut manuelt som tidligere. Disse reiseregningene med originale kvitteringer sendes til l√łnnkontoret for registrering, og blir arkivert sentralt.

Enhetene har selv ansvar for at reiseregningene oppbevares etter de nye rutinene; for √• sikre en felles arkiveringsm√•te for hele UIB etter Bokf√łringsloven ¬ß 13: Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og v√¶re betryggende sikret mot √łdeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggj√łr etterkontroll.

 

II. Variable l√łnnsbilag som timelister, honorarer

‚ÄĘ Bilag som registreres i PagaWeb arkiveres ved avdeling/institutt sammen med eventuelle underbilag.

‚ÄĘ Manuelle bilag sendes L√łnnskontoret for registrering og arkivering

 

III. Refusjon av utlegg (kun l√łnnsrelaterte bilag)

‚ÄĘ Refusjon av utlegg som registreres i PagaWeb, sendes til l√łnnskontoret sammen med originale underbilag. Bilagene blir arkivert sentralt.

‚ÄĘ Manuelle bilag inkludert originale underbilag sendes L√łnnskontoret for registrering og arkivering

Regnskapsmaterialet (alle l√łnns- og reiseregningsbilag) skal til sammen oppbevares i ti √•r + 6 m√•neder etter siste √•rsregnskap er avlagt. L√łnnskontoret har ansvar for dette og vil legge til rette for at enhetene kan sende inn materialet til v√•rt fjernarkiv p√•f√łlgende √•r.

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no