Januar 2013 ble det endring i rutinen for innsendelse av regnskapsmateriale (reiseregninger) til Lønnskontoret.

I. Reiseregninger

Reiseregninger som registreres desentralt i PagaWeb skal arkiveres ved avdeling/institutt.

Disse oppbevares på følgende måte:
• Opprett bilagsperm (A4 – SVART FARGE)
• Reiseregninger arkiveres med originale kvitteringer
• Reiseregninger arkiveres alfabetisk på navn (Merk: AA først – Å sist)
• Permene merkes: ÅR – REISE – STEDKODE/enhet (evt.bokstav eksempel A-K, L-Å osv)
• Ved årsslutt: Løpende nummerering av alle permer fra 1-2-osv
• Oppbevares ett år ved enhet, dvs kalenderår
• Etter årets siste lønnskjøring skal mappene oppbevares i tilknytning til årsregnskap

Mappene oversendes hvert år etter avtale med Lønnskontoret til FJERNARKIV – LØNNSKONTORET. Husk at oversendelsesbrev med antall permer må legges ved.

Reiseregninger som ikke kan registreres i PagaWeb fylles ut manuelt som tidligere. Disse reiseregningene med originale kvitteringer sendes til lønnkontoret for registrering, og blir arkivert sentralt.

Enhetene har selv ansvar for at reiseregningene oppbevares etter de nye rutinene; for å sikre en felles arkiveringsmåte for hele UIB etter Bokføringsloven § 13: Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

II. Variable lønnsbilag som timelister, honorarer

• Bilag som registreres i PagaWeb arkiveres ved avdeling/institutt sammen med eventuelle underbilag.

• Manuelle bilag sendes Lønnskontoret for registrering og arkivering

III. Refusjon av utlegg (kun lønnsrelaterte bilag)

• Refusjon av utlegg som registreres i PagaWeb, sendes til lønnskontoret sammen med originale underbilag. Bilagene blir arkivert sentralt.

• Manuelle bilag inkludert originale underbilag sendes Lønnskontoret for registrering og arkivering

Regnskapsmaterialet (alle lønns- og reiseregningsbilag) skal til sammen oppbevares i ti år + 6 måneder etter siste årsregnskap er avlagt. Lønnskontoret har ansvar for dette og vil legge til rette for at enhetene kan sende inn materialet til vårt fjernarkiv påfølgende år.