Overføre egenmeldt fravær/ferie sendt fra ansatt:

Skjema som vedrører fravær kan behandles av ledere med personalansvar. Ansatte registrerer egenmeldt fravær, omsorg for sykt barn, og diverse permisjoner med lønn. Skjemaet sendes fra ansatt til leder som godkjenner fraværet, eller innvilger permisjon, i henhold til gjeldende regelverk.  For å godkjenne fravær åpner leder fraværskjemaet, og klikker deretter på send-knappen nederst i skjemaet. Du får da frem en dialogboks som viser hvor skjemaet kan sendes, velg  Til overføring og trykk på send-knappen for å sende skjemaet til lønnskontoret. Sentralt lønnkontor kjører en jobb hver morgen som laster inn overført fravær. Dette fraværet blir da synlig i PagaWeb neste dag. Se bilde av hvordan leder godkjenner skjema: Leder godkjenner skjema for fravær og ferie

Informasjon om hvordan ansatte skal registrere fravær og regelverk for dette finnes under arkfanen Ansatte, 3 Fravær

Registrering av sykefravær:

Sykefravær kan ansatte ikke registrere selv. Dette skal registreres av personalansvarlig ved avdelingen på skjema «Masseregistrering av fravær«.  Alle som har fått tildelt en lederrolle/stedfortreder for leder rolle har tilgang til skjema for «Masseregistrering av fravær» og kan registrere sykefravær for sine ansatte. Ansatte leverer/sender sykemelding til Leder/stedfortreder for leder. Personalansvarlig åpner skjema for «Masseregistrering av fravær» og registrerer sykefravær mm. for sine ansatte. Leder sender skjemaet Til overføring. Sykemeldingene sendes til lønnskontoret som tidligere.

Overlappende fravær: dersom du forsøker å registrere et fravær for en periode hvor det allerede er registrert fravær tidligere, vil du få melding om dette. I noen tilfeller vil du få lov til å registrere overlappende fravær (gul varselboks). Her må det kontrolleres hva som er årsaken til varselet. Dersom du mener at registreringen fremdeles er korrekt, kan du klikke på OK for å angi at du har lest meldingen og at detter er i orden. Du får da lov til å sende fraværet på vanlig måte. Dersom du ikke får lov til å registrere et overlappende fravær (rød varselboks), skal du sende sykemeldingen til lønnskontoret med en melding om at dette skyldes overlappende fravær.
____________________________________________________________________________________________________________________

I menyen til venstre finner du Skjema/Oppgaver. Klikk på arkfane ”Nytt skjema”. Du åpner skjema for Masseregistrering av fravær ved å klikke på skjemaet.  Søk opp ansatte ved avdelingen ved for eksempel å søke på deler av for- og etternavn og hak av for at du skal registrere fravær på denne personen, eller du kan bare klikke på Neste-knappen og søke opp personen inne i fraværsregistreringsbildet.  For å legge til et nytt fravær klikker du på den grønne krysset. Du får da frem en dialogboks hvor du registrerer fraværet. Når skjema er ferdig utfylt, trykker du på Send-knappen nederst i skjemaet, velg Til overføring for å overføre skjemaet til Paga-klienten.

____________________________________________________________________________________________________________________

Koder for sykefravær

Årsak: Når du klikker i feltet for årsak får du frem en liste med ulike fraværstyper. Her er noen av de mest aktuelle når det gjelder sykefravær :
Sykemelding (110): Brukes til å registrere sykemelding for ansatte som er 100% sykemeldt.
Svangerskapsrelatert sykefravær (115): Denne koden skal brukes dersom leder vet/får opplyst at en sykemelding skyldes svangerskap. I disse tilfellene vil UiB får refusjon fra første fraværsdag.

Gradert sykemelding (170): Denne koden brukes til å registrere sykemelding for ansatte som er delvis sykemeldt. Når denne koden brukes skal du også registrere Fravær% for å angi prosenten sykefraværet er i.
Gjør oppmerksom på at ansatte ikke kan bruke egenmelding dersom har gradert sykemelding i denne perioden.

Sykemelding  – behandlingsdag (117): Denne koden brukes til å registrere enkeltstående datoer hvor den ansatte har benyttet behandlingsdag. (for eksempel hos fysioterapeut etc.)

Sykt barn, permisjon ifm. opplæring/pleie (476): Denne koden brukes til å registrere fravær ifm. opplæring/pleie av sykt barn. Dette må dokumenteres og sendes til lønnskontoret. I slike tilfeller vil UiB få refusjon fra første fraværsdag.

Dokumentasjon som må sendes til lønnskontoret

Dersom sykemeldingen er over 16 dager skal skjema for sykemelding (både C eksemplar (gul kopi) og D eksemplar (grønn kopi) sendes til lønnskontoret. Personalkonsulent bør kontrollere at arbeidstaker har fylt ut og signert på pkt 8 – Egenerklæring. Dersom den ansatte har krysset av for at de tar ferie i sykemeldingsperioden må sykefraværet brytes i ferieperioden. Dette må da da registreres som sykefravær, ferie, ev. nytt sykefravær.

Dersom det er brukt Egenmelding i forkant av sykemelding og dette til sammen utgjør mer enn 16 dager henter lønnskontoret nå fra Pagaweb. Det er nå ikke nødvendig å sende egenmelding sendes til lønnkontoret. Dette gjelder også dersom det er gått mindre enn 16 dager mellom egenmelding og sykemelding og dette til sammen blir over 16 dager.

For ansatte som er kronisk syke eller har stort sykefravær  kan arbeidsgiver søke om ”Fritak i arbeidsgiver perioden pga. kronisk sykdom”.
Dette kan den ansatte selv gjøre, eller arbeidsgiver (UiB) kan søke på deres vegne. Dersom det kan være aktuelt å søke om fritak i arbeidsperioden, kan dere også sende melding til Paga-gruppen i issutracker om dette. Da vil lønnskontoret søke om dette. Ansatte som får et vedtak fra NAV vedrørende kronisk sykdom, må levere dette til leder som videresendes dette til lønnskontoret slik at vedtaket kan registreres i Lønn og Personalsystemet. Dersom fritak i arbeidsgiver perioden er innvilget, skal både egenmelding og sykemelding fra første dag sendes lønnskontoret.

Ansatte med kronisk syke barn (dette må være søkt NAV om), eneforsørgere og ansatte som har 3 eller flere barn under 12 år har krav på utvidet fraværsrett i forbindelse med ”Syk barn / barnepasser”. Arbeidsgiver kan da kreve refusjon fra NAV f.o.m. dag 11. Navn og fødselsdato på barnet skal være registrert i PagaWeb.

På sykemeldinger, egenmeldinger etc. som skal sendes til Lønnskontoret for videre behandling mot NAV, kan dere gjerne notere på Skjema-Id som står på det skjemaet dere registrerte fraværet på.