Søknad om rolle-tilgang

Roller i Personalportalen bestemmer hva du får lov til å se og gjøre i Personalportalen. Ansatte som skal ha tilgang til bestemte roller ut over ansatt-rollen må søke om dette på eget skjema. Leder ved institutt/avdeling skal underskrive på søknaden før denne sendes til lønnskontoret.

De viktigste rollene i Personalportalen er :

Den normale lederrollen: denne rollen blir registrert i organisasjonsstrukturen i Paga-klienten. Det kan kun registreres en leder pr. organisasjonsenhet. Lederrollen gir tilgang til å se lønn- og personalopplysninger på ansatte ved egen avdeling, samt noen rapporter i Personalportalen. Leder (eller stedfortreder for leder) har ansvar for å godkjenne elektroniske skjema som de får tilsendt i Personalportalen. Det er navnet til leder som innehar denne lederrollen som alltid vil vises når ansatte sender et elektronisk skjema til leder i Personalportalen.

Stedfortreder for leder rolle: i tillegg til den normale lederrollen kan det registreres en eller flere stedfortredere for lederen. Det bør alltid være minst en stedfortreder for leder ved et institutt/avdeling. Stedfortreder har tilgang til de samme opplysninger som leder og får også tilgang til leder sin innkurv slik at de også kan godkjenne elektroniske skjema som er sendt til leder for avdelingen. Leder som skal ha rolle som Stedfortreder for leder må ha anvisningsmyndighet. Ledere uten anvisningsmyndighet skal søke om rolle som Personalleder.
Navn til stedfortreder for leder vil ikke vises når ansatte sender elektroniske skjema til leder for avdelingen, ansatte vil alltid se navnet til leder som er definert som leder i organisasjonsstrukturen.
Viktig: Stedfortreder for leder har anvisningsmyndighet. Denne rollen kan derfor ikke kombineres med attestant funksjonen. Dvs. Leder eller Stedfortreder for lederrolle kan ikke samtidig inneha Varialbellønnsattestant (VLA) rolle.

Personalleder: Personalleder får tilgang til å se det samme som leder, og får også tilgang til leder sin innkurv. Personalleder har myndighet til å godkjenne personalskjema i Personalportalen som for eksempel fravær og ferie samt å videresende permisjonssøknader til behandling på fakultetet. Personal leder får tilgang til de samme opplysninger som leder og får også tilgang til leder sin innkurv slik at de også kan godkjenne elektroniske personalskjema som er sendt til leder for avdelingen. Personalleder vil ikke få lov til å godkjenne økonomiskjema.

Variabellønnsattestant (VLA)  –  denne rollen tildeles normalt økonomikonsulenter som har ansvar for å kontrollere og attestere økonomiskjema i Personalportalen. Variabellønnsattestant kontrollerer at reiseregninger, variable tillegg og refusjon av utlegg er korrekt utfylt før de elektroniske skjemaene videresendes til leder for kontroll.
Viktig: Rolle som attestant kan ikke kombineres med rolle anviser. Dvs. at dersom ansatt har en  VLA rolle kan de ikke samtidig ha en rolle som Leder eller Stedfortreder for leder ettersom disse rollene anvisningsmyndighet.

Personalkonsulent  –  denne rollen tildeles personalmedarbeidere som gis tilgang til å registrere sykefravær i Personalportalen og etter avtale med leder i noen tilfeller godkjenne egenmeldt som ansatte sender til leder.

Fastlønnsattestant (FLA)   –   denne rollen tildeles kun personalkonsulenter på fakultetsnivået eller personalkonsulenter i sentraladministrasjonen. Rollen gir personalkonsulenter tilgang til å registrere lønns- og personalopplysninger for nytilsetting, endring og avslutning av arbeidsforhold. Alle fastlønnsattestanter skal ha opplæring v/Lønnskontoret. Skriv inn forslag til dato for opplæring i merknadsfeltet i skjemaet.

Du kan laste ned skjema for å søke om tilgang til Personalportalen her:


Bestilling_nye_roller_i_Personalportalen

© 2010 Universitetet i Bergen | Personal og organisasjonsavdelingen
Informasjon om lønn og personaldatasystemet PAGA ved UiB
E-post: post@poa.uib.no